Qu’est ce que le flex office ?

On appelle ça aussi desk sharing, environnement dynamique… même si ces dénominations ne recouvrent pas exactement la même réalité.

Du point de vue gestion des actifs immobiliers, c’est le constat que dans le tertiaire, entre 35 et 55 % des positions de travail affectées à un individu ne sont pas occupées à un instant T (vacances, RTT, maladies, déplacements locaux, déplacements lointains et surtout réunions, réunions, réunions…). A presque 1000 € annuels le m² dans l’Ouest parisien (taxé, chargé) ça fait cher la place inoccupée.

Du point de vue de la réalité de l’activité des salariés, l’assignation à résidence à une place attribuée “tu as une position de travail à un endroit donné. Tu n’en bouges pas sauf impérieuse nécessité” correspond à des modes d’organisation qui n’ont plus cours et des modèles managériaux très “top down” et hiérarchisés de moins en moins acceptés par les collaborateurs. La génération Y évidemment, mais pas seulement, loin de là.

La réalité des organisations, particulièrement dans le secteur des services, est que l’entreprise fonctionne autour de projets plus ou moins importants, plus ou moins longs, qui émanent d’initiatives décentralisées ou bien sont des “commandes d’Etat” (comprendre de DG).

Pour faire avancer ces projets, a contrario de ce qui a (peut-être) existé dans le passé, on ne met pas en place un workflow séquentiel et chronologique d’une entité vers une autre mais au contraire un mode d’organisation en “CDD” pour le projet, regroupant simultanément des représentants de toutes les composantes concernées (stakeholders). L’équipe se dissout quand le projet est achevé.

Dès lors, la nécessité d’asseoir tous les informaticiens (par exemple) ensemble ne semble pas l’idée du siècle par opposition à laisser l’opportunité aux informaticiens concernés par un projet se se regrouper pour une période donnée avec leurs collègues d’autres entités avec lesquels ils cowork.

On passe d’une logique verticale top down à une logique horizontale basée sur la responsabilisation (empowerment, accountability).

La responsabilisation c’est dur, car tout le monde la réclame et peu acceptent d’en assumer les conséquences (sauf en cas de succès évidemment).

Le flex office est dès lors un enjeu essentiel d’organisation du travail et, partant de là, de la qualité de vie des gens qui travaillent. C’est un enjeu majeur des 10 prochaines années.

Soit domine la vision top down de rationalisation des emprises immobilières vécue comme une contrainte par nombre de salariés.

Soit domine la satisfaction par les salariés d’espaces de travail plus diversifiés et de modes d’organisation plus responsabilisants, moins intrusifs, moins contraignants laissant aussi davantage d’équilibre entre vie privée et vie rofessionnelle.

Ramené au monde salarial, on est au coeur du débat sur la soi disant “ubérisation” de la société et sur l’émergence des “slashers”, ceux qui partagent plusieurs emplois.

Vers où penchera la balance ?

Vers la précarisation généralisée qui dépossède les salariés de leurs droits parfois chèrement acquis, qui les oblige à exercer plusieurs activités pour survivre, qui leur ôte leurs points de repères dans leur environnement de travail ?

Vers l’équilibre conquis entre des salariés vendant leur force de travail à leur convenance en fonction de leurs compétences renouvelées, commençant leur vie professionnelle comme actuaire dans une compagnie d’assurance, puis ouvrant un bar à tapas à Sydney, puis devenant consultant pour une ONG au Burkina avant de revenir comme “the” spécialiste interculturalité dans une multinationale ?

Plus prosaïquement, chez BNP Paribas PF, en n’excluant pas de nos têtes ces réflexions fondamentales, nous avons voulu réaliser ce qui est à ce jour le “show case” du flex office en France :

• passer de 350 bureaux individuel attribués à 15 (exemplarité)
• passer de 80 % de desk top à 95 % de lap top (mobilité)
• supprimer totalement les téléphones fixes au profit de 2500 smart phone (quel que soit le statut et le positionnement hiérarchique) et d’une solution de softphonie (soubassement du homeshoring et de toutes les formes de télétravail)
• 8 positions de travail pour 10 collaborateurs. (flex offcie)..
• mais aussi 1100 places en salle de réunion (collaboration);
• un “environnement dynamique” c’est à dire des espaces et du mobilier adaptés à chacune des séquences d’une journée et d’une semaine de travail
• du stockage et du partage numérique et collaboratif (permis par 2000 armoires supprimées, 320 tonnes de papier détruites, 4 millions de pages numérisées…)
• . Et en plus, une great place to work en sortie de métro, avec fitness, conciergerie, auditorium et télétravail en déploiement. La convergence entre projet immobilier, digital working et management d’aujourd’hui.
• Sans doute le projet de nwow le plus abouti en France aujourd’hui de cette dimension.
• Des renseignements ? une visite ? contactez moi ! échangeons / partageons. (je suis membre de l’ARSEG et de “nwow-le think tank”)